대퇴사 시대 퇴사자 관리는 어떻게 해야 하는 가-M365 백업/복구

 

우리는 Saas 서비스를 사용하게 될 경우 사실 모든 것이 서비스로 제공된다고 착각했으며 백업 역시 기능에 포함되어 있다고 생각했습니다.

 

하지만 여기 MS의 약관을 살펴보면 백업에 대한 기능은 없기에 3자 솔루션으로 백업하라는 문구를 떡 하니 찾아볼 수가 있는데요.

 

사실 M365의 경우 E3, E5 이상의 tier를 사용 할 경우 E-discovery 기능과 아카이브 사서함 등을 통해 백업의 기능을 하긴 하지만 유저 친화적이지 않는 사용법과 비싼 라이선스를 구매해야 한다는 아쉬움이 있습니다. 

 

MS의 M365 뿐 아니라 다른 Saas 솔루션 역시 마찬가지로 고객의 데이터에 대해서는 책임을 지지 않습니다.

 

이 그림을 보게 되면 모든 형태의 서비스들에 대해 데이터는 결국 고객, 사용자가 책임져야 한다는 것을 알 수 있습니다.

 

그렇다면 어떠한 형태의 클라우드 서비스던 데이터의 관리는 고객의 책임이라는 것을 알게 되었습니다. 그럼 메일, 원드라이브, 팀즈, 쉐어포인트 등을 제공하는 M365는 백업해야 하는 이유에 대해서도 알아보겠습니다

 

 

M365의 데이터가 손실되는 경우는 크게 위와 같이 4가지 입니다. 

 

• 사용자가 실수로 삭제하거나
• 회사에 악의를 품은 내부 직원 또는 협력사 직원이 일부로 지우거나
• 보관 정책을 잘못 설정한 경우 예를 들어 5년이상 보관하려 했는데 설정을 잘못해 1년만 저장하게 되었던지
• 마지막으로 퇴사하는 직원이 모두 삭제해 버리고 떠나는 경우 

특히 여기서는 퇴사자들이 퇴사하면서 모두 지워버리면서 손실되는 경우에 대해 자세히 살펴보겠습니다. 이른바 대 퇴사 시대라는 요즘 이직, 퇴사가 잦아지면서 퇴사하는 직원이 본인이 만들거나 가지고 있던 데이터에 대해 본인이 소유권이 있다고 착각하거나 이전 회사와 더 이상 업무적으로 엮이고 싶지 않은 마음에 모조리 지워버리고 잠수를 타버리는 경우가 빈번합니다.  이 때문에 제대로 인수인계가 이뤄지지 않아 최소 10% 이상의 주요 기술자원이 손실된다는고 합니다. 

 

결국 이는 모두 기업의 경제적 손실로 이어지는 것입니다. 

 

그렇기 때문에 M365를 회사의 메일으로 쓰는 경우 M365의 백업이 중요하다고 볼 수 있는 것이죠. 퇴사하는 직원이 삭제하고 떠나더라도 백업 데이터를 이용해 적절히 인수인계 되지 못한 데이터를 복구할 수가 있습니다. 

 

그렇다면 M365 백업 솔루션 중 어떤 기능이 있다면 이렇게 퇴사 과정 중 손실되는 데이터를 효과적으로 복구할 수 있을지도 알아보겠습니다. 

 

메일 전체를 복구하는 기능 뿐 아니라 백업 데이터 자체에서 메일을 들여다볼 수 있어야 하며 개별 메일을 선별적으로 복구할 수 있는 기능이 필요합니다. 그리고 퇴사자의 메일을 새로 입사하는 신규 직원 또는 인수인계받을 직원의 메일함으로 마이그레이션 해 줄 수 있는 기능이 있다면 금상첨화겠죠.

 

그렇게 된다면 퇴사자가 제대로 인수인계를 해주지 않더라도 퇴사자의 메일함에서 필요한 메일을 찾아 복구할 수가 있을 것입니다. 

 

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2번째로 M365의 백업이 필요한 이유에 대해 알아 보겠습니다. 

 

기업 규정 상 팀즈 또는 쉐어 포인트를 이용한 프로젝트의 히스토리를 그대로 보관하는 경우가 많을 것입니다. 이후의 유지보수 또는 유사한 프로젝트 진행 시 재활용하기 위한 목적 그리고 기업 자체의 규정의 이유로 남겨두려 할 것입니다. 하지만 팀즈의 채널이나 쉐어포인트들이 하나하나 쌓이다 보면 엄청난 데이터를 차지하게 될 것이며 결국 이는 추가 데이터를 구매할 수밖에 없게 됩니다. 결국 데이터의 보관은 비용의 증가가 되는 것입니다. 

 

 

만약 M365 백업 솔루션 중 용량은 무시하고 유저 수에 따라 라이선스가 적용된다면 어떨까요? 용량을 얼마나 쓰는지는 상관없이 유저 수에 따라 과금이 매겨진다면 굳이 M365 계정에 팀즈나 쉐어포인트를 남겨 둘 필요 없이 삭제해 용량 비용을 줄일 수 있을 것입니다.  필요한 경우 백업 데이터를 통해 복구하면 되겠죠.

 

이렇게 M365 백업 솔루션 중 유저 단위로만 라이선스가 포함되는 제품을 선택함으로써 M365에서 엄청나게 증가하는 데이터를 줄일 수 있는 방법이 될 것입니다. 

 

요약 

 

퇴사시 인수인계 과정이 제대로 이뤄지지 않아 많은 데이터가 삭제되며 이는 결국 기업의 경제적 손실로 이어진다.

M365 메일함을 백업해 퇴사과정 중 손실되는 데이터를 복구할 수 있다. 

복구에는 개별 메일을 검색하고 선별복구, 다른 유저에게 마이그레이션 기능이 있다면 효과적으로 데이털 인수인계 할 수 있다. 

 

M365의 팀즈, 쉐어포인트를 보존하는 것은 막대한 데이터를 요구하며 이는 결국 비용으로 이어진다. 

M365 계정에서 팀즈, 쉐어포읜트 데이터를 삭제하고 필요할 경우 복구할 수 있도록 백업을 수행하자.

이때 백업 솔루션의 라이선스 정책이 데이터 크기에는 무관하며 유저 수에 따라 과금이 매겨지는 경우 백업 데이터를 남겨 두고 M365에서 데이터를 삭제해 M365 사용 비용을 절감할 수 있다.